1. Inleiding
Dit plan van aanpak (PvA) is door het interim bestuur opgesteld voor de leden van de Wilton-Fijenoord Auto club (WAC). Het doel van dit PvA is om goedkeuring van de leden te krijgen tijdens de bijzondere algemene ledenvergadering op 27 juli 2024.
2. Aanleiding
Dit PvA is opgestelt n.a.v. de ledenvergadering van woensdag 20 maart 2024, waarin een interim bestuur is aangewezen. Dit interim bestuur is aangewezen omdat het momenteel voor de leden niet duidelijk is, welke personen het bestuur vormen, door een aantal personen zijn handelingen verricht namens de WAC zonder dat zij hier mandaat voor hebben gehad van de leden. Beslissingen zijn genomen waardoor de WAC in een financiële crisis is beland, delen van het terrein zijn verhuurd zonder dat de huuropbrengsten hiervan zichtbaar zijn, afspraken gemaakt zijn met derden voor het verhuren van een gedeelte van het terrein, terwijl tijdens de ledenvergadering van 15 november 2023 een unaniem besluit hiertegen is genomen.
Het verloop van de vervolgstappen tegen deze personen wordt niet besproken in dit PvA.
3. Inhoud
3.1 Missie
De missie van de WAC is om laagdrempelig toegang te bieden aan hobbyisten en eigenaren tot het sleutelen en repareren aan hun motorrijtuigen. Onderdsteuning geven aan het praktijkonderwijs op het gebeid van motorvoertuigtechniek. Dit in een veilige omgeving, waarbij respect en waardigheid voor elkaar voor op staat. Een Sociale en Maatschappelijke plek geven aan oud Wilton-Fijenoord medewerkers die reeds gebruik maken van deze mogelijkheden.
3.2 Visie
Voor het behoud van de WAC zijn, mensen, middelen en materieel benodigd.
3.2.1 Mensen
Diverse leden zijn bereid tot het vervullen van diverse benodigde functies.
3.2.2 Middelen
De financiële middelen komen voort uit het lidmaatschap van de leden, het verhuren van de boxen en het verhuren van tijdelijk opstalplaatsen.
3.2.3 Materieel
Met de opbrengsten worden de benodigde apparatuur en gereedschappen aangekocht en het onderhoud betaald.
3.3 Bestuur
Het bestuur zal gevormd worden zoals benoemd in artikel 10 van de statuten d.d. 28 januari 1997 en zal bestaan uit:
- Een dagelijks bestuur die gevormd wordt door de Voorzitter, Secretaris en Penningmeester;
- Minimaal 2 overige bestuursleden;
Gezien dat dit bestuur volledig nieuw zal zijn, waardoor tijd nodig is om de zaken op orde te krijgen, zal het nieuwe bestuur voor een periode van minimaal 3 jaar niet wijzigen, dit in tegenstelling tot artikel 10.
3.4 Kascommissie
Het is wettelijk verplicht dat de WAC jaarlijks een Kascommissie bestaande uit minimaal 2 personen benoemd. De kascommissie onderzoekt o.a. de inkomsten, uitgaven en de resultaten. Tijdens de algemene ledenvergadering worden de resultaten door de kascommissie besproken.
3.5 Technische commissie
De Technische commissie geeft advies op o.a. het aankopen van apparatuur en gereedschappen en het uit te voeren onderhoud.
4. Dagelijksbeheer
De WAC moet voor de leden toegankelijk zijn, een aanspreekpunt op het terrein hebben, waar gereedschap geleend kan worden, de brug of ander apparatuur bediend kan worden, financiële administratie, nieuwe leden geregistreerd, of leden uitschrijven, etc..
- Hiervoor is een dagelijks Toezichthouder aanwezig op het terrein,
Enkele dagdelen per week zal de administratie open zijn.
4.1 Toezichthouder
De Toezichthouder is het eerste aanspreekpunt op het terrein en voert namens de WAC de werkzaamheden zoals bovenstaand beschreven. Elke lid kan zich bij het dagelijks bestuur aanmelden voor de functie als Toezichthouder. Na een instructie door een ervaren Toezichthouder en een stageperiode van een week mag men dan zelfstandig als Toezichthouder optreden.
4.2 Administratie
De dagelijkse administratie wordt gedaan door een lid van het dagelijksbestuur samen met de Toezichthouder.
4.3 Website
De website moet worden aangepast waar informatie te vinden moet zijn zoals:
- Bereikbaarheid en contactgegevens van WAC;
- Bestuursleden, Technischecommissie, Toezichthouders;
- Documentatie zoals, de statuten, het huishoudelijke reglementen, notulen;
- Aan- en afmelden van leden;
- Georganiseerde activiteiten zoals, klusdagen, toerritten, bezoeken aan evenementen;
5. Huishoudelijk Regelement
Om de statuten te verduidelijken en aan te vullen voor het goed functioneren van de WAC moet een huishoudelijk reglement (HHR) opgesteld worden. In het HHR worden afspraken, regels of richtlijnen die bijvoorbeeld op korte of middellange termijn nog kunnen wijzigen opgenomen. Hierdoor is het niet nodig om voor elke wijziging naar de notaris gegaan, wat in de praktijk tijd en geld kost. Het HHR en wijzigingen hierin mag alleen na goedkeuring van de leden tijdens de ledenvergadering.